Das wurde aber auch Zeit! 8 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Früher waren drei Hausarbeiten und zwei Prüfungen am Ende des Semesters der Inbegriff von Stress. Heute denkst du, dass du das locker in der Hälfte der Zeit schaffen könntest. Ja, du bist jetzt einer dieser Früher-war-alles-besser-Menschen geworden. Denn damals hattest du mit dem Semesterende wenigstens eine feste Deadline, nach der das Schrecken ein Ende hatte. Im Berufsalltag sieht das hingegen anderes aus: Zwar hast du auch Fristen, aber dann kommen einfach direkt die nächsten Aufgaben angeflattert – bis du über beide Ohren zu tun hast.

„So viel Arbeit, so wenig Zeit!“ Wenn das die Headline deines Berufslebens ist, haben wir ein paar Tipps dagegen.

1. Zeitmanagement: Die Basics

Tausendmal gehört, tausendmal ist nix passiert: Ordnung halten ist einer der grundlegendsten Tipps überhaupt. Die Projektordner sind mal wieder nicht auffindbar, der Notizzettel hat Beine bekommen und die Datei hat sich von ganz alleine umbenannt. Ob Schreibtisch oder Desktop – ordne aktuelle Arbeiten oder Projekte so, dass du sie direkt wiederfindest.

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2. Das Ziel ist das Ziel

Besonders als Berufsanfänger fühlst du dich manchmal wie ein Hamster im Rad? Du musst dich nicht nur an die 40-Stunden-Woche gewöhnen, sondern auch an die verschiedenen Aufgaben, die du ab sofort bewältigen musst. Alles auf einmal kannst du einfach nicht schaffen, weswegen Zielsetzung an dieser Stelle das magische Wort ist. Was willst du erreichen? Als Vertriebsmitarbeiter mehr Kunden gewinnen, das Produkt verbessern oder die Arbeitsschritte optimieren? Setze dir konkrete Ziele und ein realistisches Datum, wann du diese erreichen willst. Hast du mehrere Baustellen, solltest du zuerst entscheiden, was die höchste Priorität hat.

3. Minimalistisch vorgehen

Plötzlich ist da ein riesiger Elefant im Raum, den du auf keinen Fall ignorieren kannst. Es handelt sich nämlich um die Mammut-Aufgabe, die nur auf dich wartet. Bevor du einfach loslegst, solltest du diese in kleine Arbeitsschritte unterteilen, die du nacheinander angehst. Denn so weißt du zumindest, wo du anfangen sollst, und hast den Überblick, was noch alles erledigt werden muss.

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4. Mach ‘nen Haken dran

Wenn du die einzelnen Arbeitsschritte planst, dürfen Checklisten nicht fehlen. Auf diese Weise kannst du sofort sehen, was noch vor dir liegt und was du bereits erledigt hast. Das allerbeste an solchen Listen: Eine Aufgabe abzuhaken und das Gefühl etwas geschafft zu haben.

5. Gut Ding will Weile haben

„Ah, das geht ratzfatz“ – diesen Satz hat bestimmt jeder schon mal gesagt und dann doch ein paar Stunden länger gebraucht, weil irgendetwas mal wieder nicht funktioniert hat. Deswegen folgt jetzt einer der wichtigsten Punkte: Stelle einen realistischen Zeitplan auf. Denn der Zeitaufwand für einen Arbeitsauftrag wird nur allzu gerne unterschätzt. Am besten planst du sogar ein paar Puffer ein, falls doch etwas nicht so glatt läuft.

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6. App sei Dank

Es gibt für alles eine App, also natürlich auch für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Von der einfachen Zeiterfassung bis hin zu deinen Aktivitäten in Diagrammform – du kannst deinen Tagesablauf mit den unterschiedlichsten Varianten digital festhalten. Zeitpläne, Checklisten und die Erinnerungsfunktion helfen dir, deinen Arbeitsalltag zu strukturieren.

7. Setze deinen eigenen AdBlock

Das Smartphone ist aber nicht immer unser Freund und Helfer. Eine kurz selbstauferlegte Facebook-Sperre oder ein Instagram-Verbot kann am Arbeitsplatz nicht schaden. Dann noch mal eben die privaten Mails checken und beim Online-Banking einen Betrag überprüfen – all das geht zwar recht schnell, ist in der Summe ist aber ein richtiger Zeitfresser. Idealerweise legst du selbst eine Zeitspanne fest, in der du dich ausschließlich mit deiner Arbeit beschäftigst und deine Aufmerksamkeit nicht alle paar Minuten auf eine andere Sache verlagerst. Sollte dein Durchhaltevermögen nicht reichen, kannst du dir sogar Produktivitäts-Tools im Browserinstallieren, die deine liebsten Seiten für eine bestimmte Zeit auf die Schwarze Liste setzen.

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8. temporarily not available

Mitarbeiter, die einfach nicht aufhören können von ihrem Wochenende zu erzählen, sind ebenfalls eine Ablenkung. Ein Plausch am Arbeitsplatz ist vollkommen in Ordnung, aber wenn alle fünf Minuten jemand ins Büro platzt oder anfängt, das gestrige Fußballspiel zu bewerten, ist es mit der Konzentration schnell vorbei. In solchen Situationen musst du dich einfach zurückziehen und deinen Kollegen mal die kalte Schulter zeigen. Vielleicht vereinbart ihr sogar ein Zeichen, das einen notwendigen Moment der Ruhe signalisiert. Zusätzlich musst du auch mal „Nein“ sagen können, wenn dich einer deiner Kollegen, um etwas bittet. Ein Gefallen hier, ein Gefallen dort – und deine Aufgaben bleiben auf der Strecke. Die galante Variante: Vertrösten und den Vorschlag machen, dass du zu einem späteren Zeitpunkt aushilfst.

„Stecke mehr Zeit in deine Arbeit als Arbeit in deine Zeit“

Von dir aus könnte der Tag ruhig fünf Stunden mehr haben, aber selbst dann würdest du wahrscheinlich nicht alles schaffen, was du dir so vornimmst. Denn besonders als Berufsanfänger arbeitest du als gäbe es keinen Morgen mehr, weil du dich erst einmal beweisen willst. Ein gutes Zeitmanagement ist dabei entscheidend und dazu gehört vor allem eins: Das Recht auf Entspannung. Plane deinen Arbeitstag so, dass du keine Arbeit mit nach Hause nimmst. Denn nur nach einem entspannten Abend, kannst du am nächsten Tag energiegeladen durchstarten.

Bildquelle: Titelbild:© Rawpixel.com/Shutterstock

Bildquelle: Die Basics: ©Thaworn/Shutterstock

Bildquelle: Minimalistisch vorgehen:© gualtiero boffi/Shutterstock

Bildquelle: Gut Ding will Weile haben:© Oskari Porkka/Shutterstock

Bildquelle: Setz deinen eigenen AdBlock:© mrmohock/Shutterstock

Geschrieben von

Margarethe Schwarz

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